mintaaladar@kukutyinbt.hu
A társaságok készséggel adnak céges e-mail címet a kollégáknak. Főleg azon munkaköröknél fontos ez, ahogy az ügyfél bizalmát kell elnyerniük az értékesítőknek. A személyes megtalálhatóság nagyon fontos lehet az ügyfeleknek és kényelmes a kollégáknak is. Mégis, komoly veszélyei vannak ennek az igen elterjedt megoldásnak.
A munkáltatók általában úgy gondolják, hogy az e-mail cím az ő tulajdonukat képezi. Azonban nem lehet elfelejteni, hogy tartalmazza a munkavállaló nevét, azaz személyes adatát, így neki is vannak jogai vele kapcsolatban. Így a munkáltató nem tehet egyoldalúan „akármit” a címre érkező levelekkel.
Mit tud tenni a cég, hogy védje az üzleti érdekeit?
1. Magánhasználat
A munkavállalói e-mail fiók ellenőrzésének, a benne foglalt információk felhasználásának elsődleges feltétele, hogy ne tartalmazza a munkavállaló személyes adatait, magán levelezését. Ennek érdekében a munkáltatónak tanácsos szabályzatban vagy utasításban tájékoztatni a munkavállalókat, hogy a céges e-mail és céges eszközök MAGÁNHASZNÁLATA TILOS.
Ne áltassuk azonban magunkat, szinte biztos, hogy nem létezik olyan névre szóló e-mail fiók, mely meg is felel ennek a szabálynak. Sajnos munkáltatóként feltételezni kell, hogy a munkavállaló a tiltás ellenére is folytat magánlevelezést a céges fiókon.
Kollégáinkat azonban a szabály betartására ösztönözhetjük többek között azzal, hogy tájékoztatjuk őket az ellenőrzés lehetőségéről.
2. Távozó munkavállaló további levelei
Mit tehet a cég, ha távozó értékesítője továbbra is kapja a leveleket és e-maileket a fiókjába? Megtekinthetőek ezek? Esetleg megválaszolhatóak?
Álláspontom szerint az ex-munkavállalónak érkezett levelek kezelése akkor jogszerű, ha auto-reply formájában tájékoztatjuk a küldőt, hogy a keresett személy már nem dolgozik cégünknél, legyen kedves az utódjával felvenni a kapcsolatot az utodubul@kukutyinbt.hu e-mail címen. Természetesen itt fennáll annak a veszélye, hogy a küldő a későbbiekben nem jelentkezik Utód Ubulnál, így cégünk számára elveszett.
Fenti probléma kiküszöbölhető, amennyiben az e-mail címek nem a munkavállalók nevéből képződnek, hanem például a pozícióra utalnak: ertekesito1@kukutyinbt.hu. Ebben az esetben az e-mail cím valóban csak „használatra” van átadva a munkavállalónak, az nem az övé. Az ilyen típusú e-mail címek jogszerű használatát biztosítja továbbá az is, ha az adott címhez több személynek van hozzáférése. Illetve véleményem szerint egy ilyen e-mail címre a kedves munkavállaló ritkábban kéri a saját orvosi leletét elküldeni, így talán jobban megúszhatjuk, hogy magán adatot tároljon rajta.
3. Archivált levelek
További problémát jelent, hogy milyen módon használhatjuk fel a távozó munkavállaló fiókjában már meglévő adatokat? Ebben a témában a NAIH – egy bírság kiszabásával egyidejűleg – már kifejtette álláspontját.
A hatóság elvárja, hogy adatkezelőnél megfelelő szabályok és folyamatok biztosítsák, hogy a távozó munkavállaló kiválogathassa magánlevelezését – akkor is, ha a magánhasználat tiltva volt. Természetesen üzleti érdekeink védelme érdekében célszerű ezt a jogot úgy biztosítani, hogy közben a távozó kolléga felettese, esetleg az informatikus biztosítja, hogy a cég számára értékes adatok a cég részére kerüljenek mentésre.
Javasolt a fenti eljárásra vonatkozóan a munkavállalót nyilatkoztatni. Azon cégek részére, melyek Kilépő lapot – vagy „sétáló lapot” – használnak a távozó munkavállaló kötelezettségeinek dokumentálására, a legegyszerűbb mód ezt kiegészíteni.
Összességében fontos tudni, hogy az e-mail fiókokban tárolt adatokkal kapcsolatos adatkezelés sok veszélyt rejt magában. Ezért vegyük komolyan az e-mail fiók kezelésére vonatkozó szabályokat, és azok betartását várjuk el kollégáinktól is.