Auditok során gyakran tapasztaljuk, hogy a munkáltató általános jelleggel lefénymásolja a munkavállaló személyes iratait, majd ezeket gyakorlatilag megőrzési idő meghatározása nélkül tárolja. Fontos azonban tudni, hogy az okmányokon rengeteg személyes adat található, így a másolás és tárolás egyértelmű adatkezelési tevékenységnek minősül – ezt a NAIH 2018. szeptemberében egy határozatban is lefektette.
Hogyan kezelhetjük helyesen az okmányokat?
A Munka Törvénykönyvének 2019. áprilisi módosítása lehetővé teszi, hogy a munkáltató az okmányok bemutatását kérje. Ugyanakkor a másolásra kizárólag speciális esetekben kerülhet sor. Elsősorban másolható az okmány, amennyiben azt jogszabály írja elő (pl.: a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok). Másodsorban egyedi célból – megfelelő jogalap és tájékoztatás mellett – is másolhatóak a dokumentumok (pl.: banki ügyintézéshez).
Bár az okmányok másolásának gyakorlata miatt a NAIH még nem szabott ki bírságot, a társaságoknak nem érdemes egy potenciálisan magas összegű büntetést kockáztatniuk a jogellenes gyakorlat fenntartásával – főleg mivel annak leggyakrabban emlegetett indoka, hogy a munkavállaló csúnyán ír, ezért másolják az okmányokat.
