Sokkal több veszély leselkedik az elektronikusan tárolt adatainkra. A védelem alap szintje, hogy az elektronikus eszközöket jelszóval kell védeni (amit nem írunk fel a monitor szélére). A számítógépekre vírusirtót kell telepíteni, amit rendszeresen frissíteni is kell. A külső informatikai támadás valószínűségét csökkenti továbbá a jogtiszta szoftverek használata – ami egy ügyvédi irodában egyébként is alapvető elvárás.
Az adatbiztonság sérülését nem csak az illetéktelen hozzáférés valósítja meg, hanem az adatok elvesztése is. Ezt megakadályozandó érdemes rendszeres biztonsági mentést készíteni a számítógépen tárolt adatokról, mely megvalósítható felhőben vagy más adathordozón.
E körben egy kissé teoretikusnak tűnő kérdés: az Üttv. 16. § (5) bekezdése szerint ha az ügyvéd az ügyvédi tevékenységével kapcsolatos iratokat részben vagy egészben az irodáján, alirodáján, illetve fiókirodáján kívüli helyen őrzi, ennek a címét köteles bejelenteni annak a területi kamarának, amelyik nyilvántartásba vette. A külső tárhely- vagy szerverszolgáltatónál való tárolás esetén elektronikus iratok őrzési helye lehet a szolgáltató (akivel természetesen adatfeldolgozási megállapodást köt az ügyvéd). Kiterjed-e erre is a bejelentési kötelezettség? Ennek jelentősége akkor válik valóssá, ha a szerverszolgáltatónál valamely hatóság vizsgálódik, és esetleg az ügyvédi – vagy védői – titok körébe tartozó adat kerül a hatóság kezébe. Az ügyvédi- és védői titkot körülbástyázó garanciális szabályok ugyanis csak akkor alkalmazhatóak, ha az iratok őrzési helye bejelentésre került, mivel a bejelentési kötelezettség a jogszerű tárolás részét képezi. Összességében tehát úgy gondolom, hogy érdemes – a védelem kiterjesztése érdekében – bejelenteni az elektronikusan tárolt adatok tárolási helyét is.
Most pedig jöjjön az adatvédelmi atombomba: az e-mail fiók. Az elektronikus kommunikáció elterjedése okán egyre több személyes adat és ügyvédi titok körébe tartozó adat közlekedik az ügyvéd e-mail fiókján. Az ügyvéd feladata azt biztosítani, hogy az e-mail szolgáltatón keresztül érkező adatok védve legyenek. Az ingyenes szolgáltatók deklarálják, hogy az ingyenesség fejében hozzáférnek az e-mailek tartalmához. Ez tehát azt jelenti, hogy az az ügyvéd, aki GM**l, Fr**m**l és hasonló szolgáltatók ingyenes szolgáltatásait veszi igénybe, naponta adja ki az e-mail fiókjába érkező és onnan küldött adatokat a szolgáltatónak. Megjegyzem, ezen szolgáltatók általában rögzítik, hogy ingyenes szolgáltatásuk csak magáncélra vehető igénybe, üzleti célra nem. Az adatbiztonság ezen sérülése megvalósíthat adatvédelmi jogsértést és szélsőséges esetben felmerülhet az ügyvéd fegyelmi felelőssége is az ügyvédi titok sérelme okán.
És hogy miért jelent ez kiemelt veszélyt? Ugyanazért, amiért a legtöbb adatkezelő a kamerás adatkezelés miatt kerül terítékre: mert a kamera azonnal látszik. Ugyanígy az e-mail cím is.
Javasolt mindenkinek felülvizsgálni, hogy ezt az egyszerű adatbiztonsági intézkedést betartja-e.
